Facilita RGPD es una herramienta gratuita que ofrece la Agencia Española de Protección de Datos para que las empresas puedan adaptarse de forma sencilla al nuevo Reglamento General de Protección de Datos.
En este post veremos los pros y contras de este útil programa informático.
¿Quién puede usar Facilita RGPD?
A pesar de ser una herramienta proporcionada por la AEPD, no todas las empresas podrán usar Facilita RGPD. Este programa está diseñado para cualquier empresa o profesional, pero no puede usarse para tratamientos con riesgo alto.
Facilita RGPD se destina a empresas que tratan datos con bajo riesgo, como datos personales de clientes, proveedores y recursos humanos.
Sin embargo, sea cual sea tu empresa, con solo tres pantallas podrás descubrir si se adapta a los requisitos para usar Facilita RGPD o por el contrario es necesario realizar un análisis de riesgos y contar con la ayuda de un profesional.
Paso a paso
Al entrar en Facilita RGPD, primero tendremos que completar los formularios para comprobar si nuestra empresa puede beneficiarse de las ventajas de este programa.
Se trata de tres formularios en los que habrá que seleccionar la actividad de la empresa, los datos que trata y el tipo de tratamiento que se realiza. Si las respuestas proporcionadas son adecuadas, la página web entiende que el tratamiento de datos es de poco nivel de riesgo y se puede usar Facilita RGPD.
A continuación, tendremos que rellenar los datos de la empresa, incluyendo nombre, dirección, NIF, teléfono, dirección de correo electrónico, la descripción de la actividad y una dirección de correo electrónico para el ejercicio de derechos.
Después, tendremos que confirmar si la empresa u organización trata datos personales de clientes. Si seleccionas que sí, habrá que indicar qué datos personales se tratan, de donde los obtenemos y con quien los compartimos, si lo hacemos. En el caso de que los datos se compartan, habrá que indicar los datos de la empresa receptora.
Lo siguiente que nos preguntará el programa será si tratamos los datos personales de empleados. En el caso de que la respuesta sea afirmativa, habrá que indicar qué datos se almacenan, de donde los obtenemos y para qué los utilizamos. Además, tendremos que señalar si la nómina la gestiona una gestoría. Si la respuesta es afirmativa, habrá que proporcionar los datos de la misma.
La pantalla que aparece después trata de los datos personales de candidatos. Si la empresa los trata, habrá que indicar igualmente cuáles son y de donde los obtenemos.
Otra de los formularios que hay que rellenar es el relativo a proveedores, en el que indicaremos qué datos recopilamos y con qué fin. Además, habrá que indicar si tenemos videovigilancia, si tenemos subcontratadas a terceras empresas para los servicios de la empresa (y en su caso, indicar sus datos).
En este punto ya habremos terminado. Cuando cliquemos en el check, obtendremos los documentos mínimos indispensables para cumplir con el RGPD.
¿Es seguro introducir los datos en Facilita RGPD?
La Agencia Española de Protección de Datos solo almacena los datos para la creación del documento. Una vez que este se genera, los datos que hemos aportado a Facilita RGPD se eliminan, por lo que la AEPD no puede conocer la información que hemos aportado.
